¿En qué consiste el diseño de eventos?
Para que un evento salga a la perfección, es necesario algo más que una buena organización. Las experiencias memorables vienen muchas veces de una combinación entre creatividad, logística y objetivos.
Desde Grupo Adhoc vamos a hablarte del diseño de eventos, un concepto que va más allá de la simple organización, y que es el responsable del éxito que hay detrás de cada experiencia.
¿Qué es el diseño de eventos?
Diseñar un evento abarca la planificación, conceptualización y estructuración del mismo para que cumpla los objetivos que se ha propuesto el cliente, así como las expectativas del público asistente.
En el diseño cobra especial importancia el “qué” y el “cómo”: qué se quiere transmitir y cómo se va a lograr a través de los espacios, la ambientación, el programa de actividades, la comunicación y cada detalle de la experiencia.
Elementos estratégicos en el diseño
A la hora de diseñar un evento, estos son algunos de los puntos en los que hemos de profundizar y dedicar atención:
- Objetivos: debemos definir si el evento busca promocionar una marca, fidelizar clientes, motivar a un equipo o simplemente celebrar.
- Público: es importante conocer las características y expectativas de los asistentes.
Concepto creativo: es la idea central que dará coherencia a todo el evento (temática, estilo, narrativa). - Espacio: elegir correctamente los espacios para eventos es una gran parte del éxito o fracaso, y hemos de ser minuciosos con la capacidad del lugar, su accesibilidad y los servicios que ofrece.
- Programa de actividades: otro punto que debe diseñarse con mimo; las actividades vertebrarán todo el evento y marcarán el ritmo de este.
- Comunicación: abarca desde la invitación hasta la cobertura en redes sociales.
- Logística: gestión de proveedores, catering, sonido, iluminación y montaje.
Diferencia entre diseñar y organizar un evento
Se usan como sinónimos, pero es un error. La organización de eventos se centra en la coordinación práctica (la contratación de proveedores, supervisión del montaje, el cumplimiento de plazos…). Por su parte, el diseño de eventos tiene una visión más estratégica, que se encarga de definir el enfoque y tono, la atmósfera y el impacto que quiere generar.
Dicho de otra forma, la organización se enfoca en “qué hay que hacer”, mientras que el diseño tiene como objetivo “cómo queremos que se sientan los invitados”.
Errores comunes al diseñar un evento y cómo evitarlos
Para terminar, queremos mencionar algunos errores muy comunes para que puedas evitarlos a la hora de diseñar una experiencia. Debes tenerlos en cuenta desde el principio:
- Empezar a diseñar sin definir los objetivos específicos: no sirve uno global, como pasarlo bien o mejorar como equipo. Lo ideal es proponer un objetivo específico, como la formación de un equipo, la fidelización de los invitados o la venta de un producto. La solución es empezar siempre por una reunión con el cliente donde se concreten las metas.
- Descuidar la experiencia del asistente: muchas veces se piensa más en la logística que en cómo vivirá el evento cada participante. Un diseño de valor pone al público en el centro, desde la bienvenida hasta la despedida.
- Sobrecargar la agenda: llenar el programa de actividades puede parecer positivo, pero provoca cansancio y desconexión. Es ideal dejar un tiempo y poner pausas para cafés, de modo que los invitados puedan pasear, charlar con otros invitados y procesar la actividad que acaba de terminar.
- No prever imprevistos: los fallos técnicos, cambios meteorológicos o ausencias de última hora pueden arruinar un evento. Es preciso tener planes de contingencia para responder a tiempo y de forma ágil.
El diseño de eventos bien planteado es decisivo para que una empresa se diferencie, genere un fuerte impacto en los asistentes y sea recordada. Si quieres que te ayudemos con el diseño y la organización de un evento, contacta con nosotros aquí.
