Eventos sostenibles: guía para empresas

Los eventos sostenibles son aquellos que se diseñan, producen y ejecutan teniendo en cuenta su impacto ambiental, además del social y económico. No se trata solo de reciclar o reducir plásticos, sino de tomar decisiones que sean más responsables en cada fase del evento: desde la ubicación hasta el transporte, montaje, catering, proveedores, energía, residuos y la comunicación.

Además, deben estar alineados con la marca.

Desde Adhoc entendemos la sostenibilidad como parte del diseño de la experiencia. Por eso, hemos elaborado una guía para empresas en la que detallamos cómo elaborar un evento cuya máxima sea la sostenibilidad, paso a paso. 

¿Qué son los eventos sostenibles?

Los eventos sostenibles son eventos planificados para reducir impactos negativos y potenciar impactos positivos. Esto abarca lo que ocurre antes, durante y después.

Un evento puede ser sostenible si reduce residuos, optimiza los desplazamientos, trabaja con proveedores locales, evita consumos innecesarios y cuida la accesibilidad.

Eso sí, el evento no tiene por qué ser más simple o menos atractivo, solo debe diseñarse tomando decisiones más inteligentes. 

Por qué la sostenibilidad es importante en eventos corporativos

Antes de empezar con el paso a paso, vamos a remarcar que la sostenibilidad ya no es un detalle añadido.

Forma parte de la cultura de muchas empresas y sirve para transmitir sus valores y coherencia interna.

Los eventos corporativos, si trabajan la sostenibilidad, pueden ayudar a:

• Reducir el impacto ambiental: menos residuos, menos desplazamientos innecesarios y mejor uso de recursos.
• Mejorar la percepción de marca: una empresa que cuida los detalles también transmite compromiso y profesionalidad.
• Optimizar costes: reutilizar materiales, planificar mejor proveedores o ajustar consumos puede evitar gastos innecesarios.
• Alinear el evento con los valores de la empresa: especialmente en aniversarios, presentaciones, incentivos o encuentros internos.

Además, existen marcos internacionales específicos para la gestión sostenible de eventos. La norma ISO 20121:2024 está orientada a integrar la sostenibilidad en la planificación y ejecución de eventos, con atención a aspectos ambientales, sociales y económicos.

Guía para elaborar eventos sostenibles

Una buena guía para elaborar eventos sostenibles no tiene que complicar el evento, sino ayudar a tomar mejores decisiones desde el principio. La clave está en diseñar una experiencia cuidada, coherente y responsable, sin perder calidad ni personalidad.

Elegir bien el espacio

Los espacios para eventos influyen directamente en la sostenibilidad. No es lo mismo organizar un evento en un espacio bien conectado que en una ubicación que obliga a cientos de personas a desplazarse en vehículos individuales.

Te recomendamos que valores:

• Accesibilidad y transporte: espacios bien conectados, con transporte público, lanzaderas o aparcamiento organizado.
• Eficiencia del espacio: lugares que aprovechan bien la luz natural, la climatización y los recursos disponibles.
• Capacidad real: un espacio sobredimensionado puede generar más consumo del necesario.
• Políticas ambientales: algunos espacios ya cuentan con sistemas de gestión de residuos, eficiencia energética o reducción de consumos.

En eventos deportivos, experiencias de motor o eventos de empresa en espacios singulares, esta planificación permite coordinar accesos, flujos de personas, montaje, restauración y servicios.

Trabajar con proveedores locales

Un gesto muy efectivo: cuenta con proveedores cercanos. Esto reduce desplazamientos innecesarios y favorece la economía local. 

Otro punto a favor: generalmente te va a ofrecer una experiencia más auténtica, como sucede con la gastronomía de proximidad, artesanía o espacios con mucha historia integrados en el territorio. 

Reducir residuos desde el diseño

Podemos reducir muchos residuos planificando bien desde el principio.

Aquí van algunas decisiones muy útiles:

• Reduce materiales de un solo uso: evitar plásticos, acreditaciones innecesarias, botellas individuales o elementos decorativos desechables.
• Diseña materiales reutilizables: señalética, photocalls, mobiliario o soportes que puedan adaptarse a futuros eventos.
• Digitaliza la información: desde las invitaciones hasta el programa, los mapas o las acreditaciones, cuando tenga sentido.
• Separa residuos correctamente: define puntos de recogida visibles y bien señalizados.

Apostar por un catering más sostenible

Decántate por una propuesta coherente: productos de temporada, proveedores cercanos, cantidades bien calculadas y opciones vegetales.

Un ejemplo: en un aniversario de empresa, puedes apostar por producto local, estaciones en vivo y una producción que se ajuste al número real de asistentes confirmados. 

Cuidar la movilidad de los asistentes

El transporte tiene un alto impacto. ¿Cómo llegan y cómo se van los asistentes?

Algunas opciones sostenibles son:

• Organiza un transporte colectivo. 
• Facilita lanzaderas desde puntos clave.
• Agrupa horarios de llegada y salida.

En un evento premium, además, forma parte de la experiencia. No dejes de cuidar este aspecto. 

Diseñar una experiencia inclusiva y accesible

Por último, los eventos sostenibles deben cuidar a las personas que participan en él: asistentes, equipo, proveedores y comunidad.

Esto tiene varias implicaciones: accesibilidad, señalética clara, necesidades alimentarias, seguridad, confort, descanso…

En definitiva, debe diseñarse un evento responsable y cómodo con las personas.

Preguntas frecuentes sobre eventos sostenibles

A la hora de organizar un evento sostenible, existen dudas sobre qué implica, cómo se diseña y si puede encajar en una experiencia premium. Hemos agrupado las que más se repiten para resolverlas. 

¿Qué son los eventos sostenibles?

Son eventos diseñados para reducir su impacto ambiental, optimizar recursos y cuidar la experiencia de asistentes, equipo y proveedores.

¿Cómo hacer un evento sostenible?

Conviene incorporarlo desde el briefing: espacio bien conectado, proveedores locales, menos residuos, movilidad organizada y catering responsable.

¿Qué debe incluir una guía para elaborar eventos sostenibles?

Debe contemplar ubicación, transporte, proveedores, catering, materiales, residuos, accesibilidad, comunicación y medición de resultados.

¿Un evento sostenible puede ser premium?

Sí. La sostenibilidad no está reñida con la calidad; puede reforzar una experiencia más cuidada, coherente y diferencial.

¿La sostenibilidad encarece un evento?

No siempre. Reducir materiales, reutilizar elementos o ajustar mejor el catering puede ayudar a optimizar costes.

¿Qué ejemplos de sostenibilidad se pueden aplicar en un evento de empresa?

Proveedores locales, catering de temporada, invitaciones digitales, transporte colectivo, materiales reutilizables y puntos de reciclaje.

¿Cómo reducir residuos en un evento?

La clave es diseñar mejor: evitar desechables, digitalizar información, reutilizar soportes y coordinar bien el desmontaje.

¿Cómo hacer más sostenible el catering de un evento?

Apostando por producto local, menús de temporada, opciones vegetales, cantidades ajustadas y menos envases innecesarios.

¿Qué errores hay que evitar al organizar eventos sostenibles?

Pensar en la sostenibilidad al final, usar mensajes genéricos o elegir materiales “eco” sin una estrategia real. También se deben evitar espacios mal conectados, proveedores lejanos, exceso de impresiones, catering sobredimensionado o medidas sostenibles que compliquen la experiencia del asistente.

Los eventos sostenibles son experiencias diseñadas para reducir el impacto ambiental, optimizar recursos y cuidar a las personas que participan en ellas. No se trata solo de reciclar, sino de tomar mejores decisiones desde el briefing: espacio, movilidad, proveedores, catering, materiales, residuos, accesibilidad y comunicación.

Si quieres organizar un evento sostenible sin renunciar a la calidad ni al impacto de la experiencia, contacta con nuestro equipo.